Hinweise zur Nutzung von interaktiven pdf-Formularen

[30.06.2011]

Um interaktive Formulare im pdf-Format öffnen zu können, benötigen Sie grundsätzlich den kostenlos downloadbaren Acrobat Reader der Firma Adobe.
(Leider kommen nach unserem Kenntnisstand pdf-Viewer anderer Firmen mit dem Speichern von Zwischenständen bzw. dem Wiedereinlesen bereits eingetragener Daten nicht zurecht.)

Um interaktive Funktionen der pdf-Formulare wie Speichern und Absenden der Daten nutzen können, müssen sich diese pdf-Formulare über den Acrobat Reader auch im Browser öffnen lassen. Außerdem muss Javascript aktiviert sein.



1. Einstellungen im Acrobat Reader

Sollte sich ein pdf-Formular nur im Acrobat Reader aber nicht im Browser (z.B. Internet Explorer oder Firefox) öffnen lassen, ist möglicherweise eine Browser-Option im Adobe-Programm nicht korrekt gesetzt.

Zur Überprüfung bzw. Korrektur der Programmeinstellungen öffnen Sie bitte den Acrobat Reader. Über das Menü „Bearbeiten“ gehen Sie in den Menüpunkt "Voreinstellungen“ (in früheren Versionen auch als "Grundeinstellungen" benannt).



Dort wählen Sie in der Kategorie-Auswahl den Punkt „Internet“. Bei Webbrowser-Optionen (rechts von der Kategorie-Auswahl) sollte ein Häkchen bei „PDF im Browser anzeigen“ gesetzt sein.
Sollte der Haken nicht gesetzt werden können, weil das Feld inaktiv ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.



Wählen Sie danach in der Kategorie-Auswahl den Punkt „Javascript“. Bei „Javascript aktivieren“ (rechts von der Kategorie-Auswahl) sollte ebenfalls ein Häkchen gesetzt sein.
Sollte der Haken nicht gesetzt werden können, weil das Feld inaktiv ist, wenden Sie sich bitte ebenfalls an Ihren Administrator.





Infolge von Sicherheitslücken, die im Acrobat Reader festgestellt wurden, versucht die Firma Adobe  zusätzliche Sicherheitsmechanismen im Acrobat Reader zu etablieren, was mitunter weitere Hürden bei der erfolgreichen Nutzung der interaktiven Formulare zur Folge haben konnte - insbesondere beim Wiedereinlesen von lokal gespeicherten Daten mit Hilfe von .fdf-Dateien.

Seit Ende Juni 2011 ist es jetzt möglich, die eingegebenen Formulardaten nicht mehr als fdf- sondern als html-Datei lokal zu speichern und diese wie gewohnt mit Doppelklick wieder in das pdf-Formular einzumischen bzw. weiter zu bearbeiten.

Die bei der Nutzung von fdf-Dateien zu beachtenden aufwendigen Sicherheitsvoreinstellungen entfallen damit! Die Arbeit mit unseren interaktiven pdf-Formularen wird Ihnen damit deutlich erleichtert.


Achtung: Lassen Sie dem interaktiven pdf-Formular etwas Zeit ;-) Da es sich um aufwändig programmierte Dokumente handelt, liegen die Dateigrößen meist im dreistelligen KB-Bereich. Entsprechend der Ihnen zur Verfügung stehenden Internetverbindung kann das Laden, Speichern oder Versenden von Daten durchaus einige Sekunden in Anspruch nehmen.



2. Nutzung der interaktiven Formulare und gespeicherten html-Dateien

Grundsätzlich lassen sich Formulare mit eingetragenen Daten nicht mit dem Acrobat Reader lokal speichern, d.h. gespeichert wird stets nur ein leeres Formular. Eine entsprechende Warnung wird im Acrobat Reader mitunter an der Oberkante des geöffneten pdf-Dokuments (in altrosa unterlegt) angezeigt.

Mit den Funktionalitäten des Formular-Servers des Freistaates Sachsen lassen sich die eingetragenen Daten eines Formulars jedoch durchaus speichern und – sofern dies vorgesehen ist - auch versenden. Überdies sind die meisten der interaktiven Formulare plausibilisiert, was Ihnen beim Ausfüllen helfen soll, fehlerhafte Angaben zu vermeiden.

Um ein Formular mit eingetragenen Daten zu speichern, nutzen Sie bitte ausschließlich die dafür vorgesehenen Schaltflächen „Speichern“ (oder "Zwischenspeichern") am Ende jeder Formularseite bzw. am Ende des interaktiven pdf-Dokuments.



Sie gelangen nach dem Drücken des Speichern/Zwischenspeichern-Buttons auf eine Online-Dialog-Seite. Folgen Sie den Hinweisen auf dieser Seite genau und merken Sie sich bitte den Speicherort der angelegten html-Datei, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder mit Hilfe des Browsers aufrufen und im Acrobat Reader weiterbearbeiten können.



Wenn Sie ihre gespeicherten Formulardaten wieder aufrufen wollen, klicken Sie auf die lokal gespeicherte html-Datei und in Ihrem Browser wird folgender Dialog angezeigt:



Wenn Sie nun auf die Schaltfläche klicken, lädt das System ihre gespeicherten Formulardaten in das pdf-Formular und Sie können mit der Bearbeitung fortfahren. Dieser Vorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen!


Bereits lokal gespeicherte .fdf-Dateien können weiter genutzt werden. Ein erneutes Speichern generiert jedoch dann ebenfalls eine lokal abzuspeichernde html-Datei.





Nachfolgende Hinweise gelten nur für bereits lokal gespeicherte fdf-Dateien:


3. Verwaltung des Internetzugriffs ab Version 9.3.3 des Acrobat Reader

Infolge von Sicherheitslücken, die im Acrobat Reader festgestellt wurden, versucht die Firma Adobe  zusätzliche Sicherheitsmechanismen im Acrobat Reader zu etablieren, was mitunter weitere Hürden bei der erfolgreichen Nutzung der interaktiven Formulare zur Folge haben kann.


3.1 Verbindungsaufnahme mit Formularserver



Standardmäßig ist der Acrobat-Reader nach der Installation jedoch so eingestellt, dass das Programm den Nutzer abfragt, ob es eine Verbindung zum Internet (z.B. dem Formularserver) herstellen soll oder nicht. Bestätigen Sie dies bei jedem Dokument mit  "Zulassen". Setzen Sie bitte bei "Gewählte Aktion für diese Website ..." unter keinen Umständen ein Kreuz, um zu verhindern, dass sich fdf-Dateien zu einen späteren Zeitpunkt nicht mehr einlesen lassen. Es ist uns nicht gelungen, trotz der Entfernung des Website-Eintrags unter Berechtigungen --> Internetzugriff verwalten, diese Aktion rückgängig zu machen. Nur eine Neuinstallation des Arcrobat Reader X beseitigte schließlich das Problem!!

Gibt das Programm z.B. beim Klick auf eine .fdf-Datei nur nachfolgende Meldung aus, so lässt der Acrobat Reader gar keine Verbindung mit dem Internet zu



Sie müssten dann zuerst die Einstellungen zum Internet-Zugriff des Acrobat Reader ändern!

In den Voreinstellungen des Acrobat Reader gibt es jetzt mit der Version 9.3.x/9.4.x bzw. X des Acrobat Reader den Kategorie-Auswahl-Punkt  "Berechtigungen" über den speziell der Internet-Zugriff detailliert geregelt werden kann.



Bewegen Sie sich in einem Netzwerk und haben Sie keine administrativen Rechte, kann es sein, dass die Box "Internetzugriff über pdf-Dateien ausserhalb des Browsers" aber komplett inaktiv ist (Die Box erscheint, nachdem man in der Kategorie-Auswahl "Berechtigungen" auf den Button "Einstellungen ändern" geklickt hat). Auch in diesem Fall müssen Sie Ihren Administrator kontaktieren.


Auch hier nochmals der Hinweis, nach Möglichkeit auf das Eintragen von zuzulassenden Webadressen zu verzichten, da es durchaus passieren kann, dass sich die Daten aus fdf-Dateien später gar nicht mehr einlesen lassen.



3.2. Sicherheitsabfrage zum Einlesen von fdf-Daten (gelbe Box)

Öffnet sich anschließend das pdf-Dokument im Browser, erscheint eine weitere Sicherheitsabfrage wie folgt in der Version 9.3.x/9.4.x bzw. X des Acrobat Reader:



Bevor z.B. bei einer .fdf-Datei die bisher schon im Formular eingetragenen Daten eingemischt werden, muss man den Optionen-Dialog entsprechend beantworten¹:

• Diesem Dokument nur einmal vertrauen
  oder
• Host zur Liste vertrauenswürdiger Sites hinzufügen.

Wählen SIe bitte immer "Diesem Dokument nur einmal vertrauen ..." Andernfalls kann es passieren, dass diese gelbe Abfragebox bei späterer Reader-Nutzung nicht mehr auftaucht, und sich die Daten aus einer fdf-Datei nicht mehr einmischen lassen. Es bleibt Ihnen dann nach unseren Erfahrungen nur die Neuinstallation, um den Ausgangszustand wiederherzustellen!

 


Fehlt diese weitere Sicherheitsabfrage, werden die Daten aus dem fdf-File ebenfalls nicht eingelesen. Mitunter ist die gelbe Abfragebox am oberen Rand des Acrobat-Bereiches im Browser nur versteckt und kann mit einem Klick auf das Kreuz (siehe) Abbildung aktiviert werden.



4. Sicherheit (erweitert)



Achtung: Adobe bietet über den Kategorie-Auswahl-Punkt "Sicherheit (erweitert)" an, vertrauenswürdige Hosts, wie die Adresse für den Formularserver des Freistaates Sachsen https://fs.egov.sachsen.de in die Liste vertrauenswürdiger Sites einzutragen. Tests mit unseren interaktiven Formularen haben jedoch ergeben, dass mitunter nach dem Eintrag der Adresse, die Sicherheitsabfrage dennoch kommt und anschließend aber die Daten der fdf-Datei nicht mehr eingemischt werden - das Formular leer bleibt. Deshalb die Empfehlung: Auf das Eintragen vertrauenswürdiger Sites (Hosts) nach Möglichkeit zu verzichten und auch das Feld "Unter meinen Windows-Sicherheitszonen aufgeführten Sites automatisch vertrauen" besser nicht anzukreuzen.


Weitere Hinweise zu Sicherheitswarnungen im Acrobat Reader finden sie unter anderem auch bei Adobe.

5. Nutzung der interaktiven Formulare und gespeicherten .fdf-Dateien

Um ein Formular mit eingetragenen Daten zu speichern, nutzen Sie bitte ausschließlich die dafür vorgesehenen Schaltflächen „Speichern“ (oder "Zwischenspeichern") am Ende jeder Formularseite bzw. am Ende des interaktiven pdf-Dokuments.

Sie gelangen nach dem Drücken des Speichern/Zwischenspeichern-Buttons auf eine Online-Dialog-Seite. Folgen Sie den Hinweisen auf dieser Seite genau und merken Sie sich bitte den Speicherort der angelegten .fdf-Datei, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder mit Hilfe des Acrobat Readers bzw. Browsers aufrufen und weiterbearbeiten können.

Wenn Sie die .fdf-Datei wieder aufrufen, werden Sie unter Umständen mit einer Sicherheitswarnung konfrontiert, die Sie auf den Versuch des Programms hinweist, eine Verbindung mit dem Formularserver des Freistaates herzustellen. Sie müssen dies in diesem Fall zulassen, damit die fdf-Datei über Acrobat im Browser wieder geöffnet werden und die schon eingegebenen Daten eingelesen werden können. Weiter mit Punkt 3.2.